Dans le monde du B2B, les appels d’offres et leurs réponses sont monnaie courante, surtout dans le secteur public. Une réponse à un appel d’offres (RFP pour le raccourci) est la réponse d’une organisation à un ensemble de problèmes et à un projet potentiel pour les résoudre, publiés par un prospect. Dans un environnement changeant et extrêmement concurrentiel, les prospects exigent des arguments convaincants de la part des prestataires avant de se décider et de signer ce qui est souvent un accord critique. Cette décision est prise par un comité qui évalue toutes les RFPs acceptées.
En d’autres termes, une réponse à un appel d’offres fait partie des supports commerciaux essentiels. Il a le pouvoir de gagner ou perdre une opportunité commerciale.
Dans ce contexte, il est critique que le document soit complet, soigné et qu’il inspire la confiance. Par conséquent, d’un point de vue marketing et commercial, choisir le bon format pour élaborer une réponse efficace à une demande de propositions est une décision importante.
Dans cet article, nous allons voir les différents avantages des deux formats les plus utilisés pour créer des réponses aux appels d’offres : Microsoft PowerPoint et Microsoft Word.
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Qu’est-ce qu’un appel d’offres et qu’attend-on d’une réponse à un appel d’offres ?
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Un appel d’offres est un document commercial qui énonce un projet, le décrit et sollicite des offres de la part de prestataires pertinents pour le mener à bien. De nombreuses organisations des secteurs public et privé, et même des gouvernements, utilisent les appels d’offres pour lancer leurs projets.
Lorsqu’elle publie un appel d’offres, l’entité qui sollicite les offres évalue des aspects tels que la faisabilité des réponses soumises, les entreprises qui ont répondu et l’expérience de l’entreprise soumissionnaire dans des projets similaires. En un mot, elle évalue la capacité de chaque candidat à entreprendre le projet.
Les appels d’offres sont surtout utilisés pour des projets complexes qui nécessitent l’intervention d’un ou plusieurs prestataires. Ce type de document décrit :
- L’organisation qui publie l’appel d’offres
- La portée du projet
- Les attentes et les objectifs du projet
- Les critères auxquels les soumissionnaires doivent répondre
- Les termes et conditions du contrat
- Le processus d’appel d’offres
Qu’attend-on d’une réponse à un appel d’offres ?
Les entreprises peuvent parfois tomber dans le piège de penser que, tant que leur équipe de vente a correctement négocié avec le prospect, la réponse à l’appel d’offres est plus une formalité qu’un document de vente clé. Malheureusement, ce serait une grave erreur, car la réponse à un appel d’offres est bien plus que la simple mise par écrit d’un plan pour un prospect qui a déjà choisi son candidat.
Naturellement, une proposition exceptionnelle n’a pas le pouvoir de ranimer une affaire qui est déjà morte, mais une proposition faible peut certainement faire échouer une affaire initialement solide. Le souci du détail et l’engagement de l’équipe envers le projet présentés dans la réponse à la demande de propositions donnent vraiment le ton de la manière dont elle traitera le client à l’avenir.
En d’autres termes, le prospect doit avoir la certitude que votre équipe s’intéresse à lui et à ses besoins spécifiques. S’il a l’impression de ne pas mériter les meilleurs efforts de votre équipe, il n’hésitera pas à choisir ce concurrent qui a soumis une réponse à l’appel d’offres centrée sur le client et bien pensée.
PowerPoint ou Word : Lequel est le meilleur pour une réponse à un appel d’offres ?
Word pour les réponses aux appels d’offres
Microsoft PowerPoint est un traitement de texte commercial très utilisé, créé par Microsoft. Microsoft Word fait partie de la suite de logiciels de productivité Microsoft Office, mais il peut également être acheté en tant que produit autonome.
Microsoft Word a été lancé en 1983, et a depuis connu plusieurs versions révisées. Il est disponible pour les systèmes d’exploitation Windows et Apple.
Microsoft Word présente trois avantages essentiels lorsqu’il s’agit de créer des réponses à des demandes de propositions :
- Idéal pour rédiger des paragraphes longs et décrire des processus techniques ;
- Comprend une fonctionnalité « Table des matières » ;
- Intégration facile d’autres « objets » (tels que des objets PowerPoint ou des feuilles Excel);
PowerPoint pour les réponses aux appels d’offres
Microsoft PowerPoint est un logiciel de présentation puissant et largement utilisé, créé par Microsoft. Le programme utilise des diapositives pour transmettre des informations riches en multimédia. Microsoft PowerPoint fait partie de la suite de logiciels de productivité Microsoft Office, mais il peut également être acheté en tant que produit autonome.
Microsoft PowerPoint a été lancé en 1987 et a depuis fait l’objet de plusieurs versions révisées. Il est disponible pour les systèmes d’exploitation Windows et Apple.
Microsoft PowerPoint présente trois avantages principaux lorsqu’il s’agit de créer des réponses aux appels d’offres :
- Des capacités de conception accrues qui permettent un résultat final plus visuel ;
- Meilleure gestion du multimédia (images, diagrammes, vidéo) ;
- Plus facile à utiliser
Quel logiciel choisir pour créer vos réponses aux appels d’offres ?
Nous avons rapidement décrit les attentes d’un prospect en matière de réponses aux appels d’offres et les avantages de Microsoft Word et de Microsoft PowerPoint, les principaux logiciels utilisés pour les créer. Maintenant, vous vous demandez peut-être : lequel est le meilleur pour créer une réponse à un appel d’offres ?
La réponse n’est pas si simple : tout dépend de vos besoins. Microsoft Word est idéal pour élaborer des réponses détaillées à des appels d’offres, qui comprennent de longs paragraphes ou décrivent des processus techniques complexes.
D’autre part, Microsoft PowerPoint est une excellente option pour un résultat moins savant, avec des capacités de conception accrues qui permettent un résultat plus orienté vers le marketing.
Sur le marché actuel, PowerPoint a gagné du terrain car les entreprises commencent à accorder plus d’attention à l’aspect visuel de leurs supports de vente, mais Word reste largement utilisé.
Que vous travailliez sur Microsoft PowerPoint ou Microsoft Word, Bricks.ai est une solution tout-en-un Sales Enablement qui assemble des documents hyper-personnalisés en quelques secondes en répondant aux besoins des services de vente, de marketing et d’informatique lorsqu’il s’agit de créer des documents commerciaux tels que des réponses à des appels d’offres.