Le PDF, ou Portable Document Format, fait partie de la vie de tout le monde (je dis bien tout le monde). Dans le monde des affaires, le PDF est également un format prédominant car il permet aux utilisateurs de visualiser un fichier statique sans risque de modifications liées au type de système utilisé pour l'ouvrir. Même si les supports commerciaux sont souvent créés dans d'autres formats tels que PowerPoint, Adobe InDesign ou Word, ils seront très probablement exportés au format PDF avant d'être transmis au client ou au client potentiel.
Dans cet article, nous commencerons par examiner rapidement les origines du PDF avant d'énumérer les 7 avantages de ce format, qui constitue un vrai favori des utilisateurs.
Qu'est-ce que le format PDF ?
Le format PDF (Portable Document Format) permet de visualiser des documents dans un format électronique indépendant du matériel, du logiciel ou du système d'exploitation utilisé pour les ouvrir. À l'origine, le PDF a été développé par Adobe Systems pour transmettre un format de fichier universellement compatible basé sur le format PostScript. Cependant, il est devenu un format standard mondialement connu pour l'échange de documents et d'informations, dans les affaires comme dans la vie quotidienne.
En 2008, Adobe a décidé de céder le contrôle du format PDF et de son développement à l'ISO, autrement dit l'Organisation internationale de normalisation. Dès lors, le PDF est devenu une "norme ouverte". Les spécifications concernant la version actuelle du PDF (ou version 2.0) sont documentées dans la norme ISO 32000-2. L'ISO est également chargée de développer et de mettre à jour les futures versions du PDF.
7 avantages du format PDF
Comme mentionné précédemment, les PDF sont extrêmement utiles pour de nombreuses organisations dans le monde des affaires. Qu'il s'agisse de partager des rapports statistiques, de facturer des clients, de délivrer des contrats ou des présentations commerciales, vous pouvez être certain avec les PDF que l'utilisateur qui consulte le document le verra tel qu'il a été conçu.
Quoi qu'il en soit, voici nos 7 avantages qui font du PDF un format vital pour vos opérations commerciales.
1. Un format universel
De nos jours, le format PDF a été largement adopté dans le monde entier. En effet, ce format remplit sa mission à la perfection : il est facile à consulter et à partager avec tout le monde. Ainsi, que vous l'utilisez dans un contexte personnel ou professionnel, qu'il soit ouvert dans votre pays ou à travers le monde, le PDF est un choix de format sûr.
2. Intégrité graphique
L'un des plus grands défis lorsqu'il s'agit de partager des documents créés dans Microsoft Word ou PowerPoint est que lorsque vous partagez un fichier d'un ordinateur à un autre, le formatage peut être complètement différent de ce qu'il était initialement prévu. Cela peut non seulement vous déconcerter, mais aussi sembler peu professionnel à vos collègues ou clients. Avec le format PDF, vous pouvez vous assurer que tous les éléments graphiques et de mise en page sont préservés et que votre document sera vu exactement comme vous l'avez créé. En outre, ce format est également idéal si le document est destiné à être imprimé.
3. Adaptable à tout système
Le format PDF fonctionne sur tous les principaux systèmes d'exploitation qui existent actuellement. Par conséquent, il n'y a pas lieu de s'inquiéter du fait que le destinataire du document soit sur Mac, PC ou Linux. En outre, le format PDF est également pris en charge par les systèmes d'exploitation mobiles plus récents tels qu'Android ou iOS. En d'autres termes, le destinataire peut utiliser n'importe quel type d'appareil et ouvrir quand même votre document.
4. Sécurité
Un autre grand atout des fichiers PDF est qu'ils peuvent être protégés par un mot de passe. Si le PDF est utilisé dans un contexte professionnel, certains documents sont susceptibles de contenir des informations sensibles telles que des informations sur les clients ou des informations sur la recherche et le développement, par exemple. Dans ce contexte, les fichiers PDF peuvent être protégés par un mot de passe, garantissant ainsi que personne qui ne devrait pas voir le document ne le fasse, même s'il a le fichier en sa possession.
5. Intégration des éléments non textuels
Le format PDF vous permet de conserver intacts tous les éléments non textuels, quel que soit le format d'origine du document. Cela inclut les images, les mises en page et les liens hypertextes, par exemple. Un document PDF aura le même aspect et contiendra les mêmes informations, quel que soit le système utilisé pour l'ouvrir. C'est un moyen sûr et facile de préserver des éléments graphiques complexes !
6. taille réduite des fichiers
L'un des principaux avantages du format PDF est la taille réduite de ses fichiers par rapport aux autres formats. En effet, il permet de compresser des fichiers de haute qualité en fichiers relativement petits. D'une part, cela est idéal pour économiser de l'espace sur votre disque dur si vous travaillez avec des ressources limitées. D'autre part, il est idéal pour le transfert de fichiers par e-mail sans dépasser la taille autorisée.
7. Durabilité
Un dernier avantage du PDF est que ce format n'est pas prêt de disparaître. Les technologies évoluent et changent rapidement, mais le format PDF est là pour durer. Le format est largement répandu dans le monde et il faudrait un changement majeur dans l'informatique telle que nous la connaissons pour que tout le monde adopte une nouvelle norme.