Una solicitud de propuesta es un documento comercial que anuncia un proyecto, lo describe y solicita ofertas de contratistas cualificados para llevarlo a cabo. Usted ha identificado una solicitud de propuesta que cree que se ajusta a los activos de su empresa.
Ha demostrado ser competente en su ámbito, su experiencia puede estar a la altura de la competencia, sus equipos están disponibles y el proyecto parece viable en términos de planificación y financiación.
En este contexto, el siguiente paso es crear uno de los contenidos comerciales más populares : su respuesta a la solicitud de propuestas.
Pero, ¿cuáles son los elementos clave que debe incluir y cómo debe organizar su documento?
En este artículo, veremos cuáles son los elementos esenciales que debe incluir su respuesta a una RFP o solicitud de propuestas y cómo guiar su trabajo en tres pasos.
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¿Cuáles son los elementos clave para escribir la respuesta a una solicitud de propuestas?
Redactar la respuesta correcta a una solicitud de propuestas puede ser complicado, ya que este documento puede hacer ganar o perder a su empresa una nueva oportunidad de colaboración. Por eso, antes de redactar el documento final, he aquí algunos elementos clave que debe tener en cuenta :
- Lea detenidamente la solicitud de propuestas e identifique los diversos puntos débiles a los que se enfrenta el cliente.
- Revisa los requisitos con los interesados para asegurarse de que es capaz de cumplirlos.
- Prepare las preguntas que deben responder otros departamentos.
- Cree un primer borrador: debe ser bruto, pero resaltando los puntos clave de cada parte de su respuesta
- Distribuya su borrador entre el equipo, para que sus colegas puedan aportar su punto de vista.
- Construya una segunda versión más completa
- Verifique su última versión y edite en consecuencia, procurando siempre utilizar un lenguaje claro.
La idea es que su respuesta a RFP se adapte perfectamente a su cliente potencial: tiene que destacar. En este contexto, tomarse el tiempo necesario para crear un documento sólido es fundamental. Pero, ¿qué pautas debe seguir para estructurar su respuesta?
¿Cómo organizar su respuesta a una RFP?
Cada respuesta a una solicitud de propuestas es diferente, sin embargo el proceso para estructurar su trabajo puede seguir siendo el mismo. A continuación, tres pasos que debería seguir.
1. Reunir información externa
Antes de empezar a escribir, es fundamental entender la situación del cliente potencial desde todos los ángulos. En este contexto, da un paso atrás y trata de reunir toda la información posible de fuentes internas y externas sobre :
- La situación del proyecto y del mercado
- Los patrocinadores del proyecto (proveedores, contratistas...)
- Los objetivos del proyecto y los resultados esperados
- El calendario previsto del proyecto
- Los recursos internos del cliente potencial
- La preparación del cliente potencial
Si tiene la respuesta a estas preguntas, seguro que conoce mejor el contexto del cliente potencial. Esto le permitirá ser más específico y apelar directamente a las necesidades del cliente potencial cuando elabore su respuesta.
2. Construir su equipo
Como hemos mencionado anteriormente, una respuesta a una solicitud de propuestas requiere la estructuración de más de una persona. En este contexto, es clave decidir de antemano el equipo que se encargaría del proyecto si su empresa es seleccionada por el cliente potencial.
En este contexto, dos equipos diferentes participan en el proyecto. Por un lado, está el equipo que responde a la solicitud y, por otro, el equipo operativo que ejecutará el proyecto.
El equipo está dirigido por el jefe del proyecto, cuya función incluye :
- Orquestar la creación de la respuesta a la solicitud de propuestas
- Analizar los riesgos del proyecto
- Fijar el precio del proyecto
- Mediar en las decisiones difíciles
- Supervisa el calendario del proyecto
- Dirige las reuniones de seguimiento con todas las partes interesadas
- Asegura la comunicación con la alta dirección del cliente
3. Estructurar su proyecto
Para que tu respuesta a una RFP sea aún más relevante, es clave estructurar tu respuesta en modo "proyecto". A continuación, algunos pasos a seguir:
- Enumerar todos los actores clave implicados en el proyecto
- Construir la jerarquía del proyecto
- Definir una tabla de análisis funcional
- Dividir las diferentes tareas
- Construir el calendario del proyecto
- Definir los plazos de entrega
- Estructurar la hoja de ruta para los diferentes actores clave
En definitiva, la idea es que a través de tu respuesta, puedas empezar a construir una relación con tu cliente potencial. A partir de tu respuesta, ellos deben sentir que..:
- Entiende sus problemas
- Tiene un plan estructurado para resolver sus problemas
- Su organización tiene una experticia que les da confianza
En otras palabras, su respuesta debe impactar a tu cliente potencial de tal manera que sienta que es el más adecuado para ayudarle a resolver su problema.