Voici celles que nous avons identifiées pour vous, en 5 étapes :
1. THEME / Définissez le thème de votre document
2. MISE EN PAGE / Ajustez la structure de votre document
3. STYLES / Créer et appliquez des styles
4. SECTIONS / Ajouter une table des matières et des sections pour la couverture et la fermeture du document
5. DISTRIBUTION / Partagez le template à vos équipes.
C'est parti !
1. THEME / Définissez le thème de votre document
Débutez votre travail en ouvrant un document vierge.
Rendez-vous dans le menu "Conception", pour choisir les (deux) polices (titre et corps), couleurs et effets qui composeront votre thème.
Bonne nouvelle ! Un thème est un élément commun à PowerPoint, Word comme Excel. Si vous avez déjà lu "Comment créer un modèle PowerPoint dans les règles de l'art", vous savez donc déjà créer un thème - et pouvez le récupérer depuis votre fichier PowerPoint.
Comment ? En vous rendant dans Conception > Thèmes > Rechercher des thèmes, et en choisissant le fichier PowerPoint cible.
Que vous ayez ou non un premier thème déjà établi, vous pouvez quoi qu'il arrive ajuster votre choix de polices, de couleurs et d'effets en cliquant sur les boutons dédiés.
NB : pour les polices, nous vous recommandons de choisir parmi les polices standard intégrées à Microsoft Office, pour garantir la compatibilité de votre document sur tous les ordinateurs de vos collaborateurs.
Vous avez tout réglé ?
Bravo, votre thème est prêt !
Si vos choix de polices, couleurs ou effets évoluent par la suite, n'oubliez pas de repasser par ces étapes, depuis le menu "Conception".
2. MISE EN PAGE / Ajustez la structure de votre document
Travaillons désormais la mise en page de votre document, en ajustant ses marges. Rendez-vous dans "Mise en page" puis "Marges" > "Marges personnalisées".
Vous pouvez ici changer les réglages par défaut (à 2,5 cm en haut, bas, gauche comme droite), et par exemple rétrécir la marge du haut, à 2 cm. A vous de voir !
Ajoutons un peu de texte pour nous rendre compte de son rendu sur la page. Vous remarquerez que le texte prend la police du "Corps" de texte que nous avons choisie dans notre thème. Nous pouvons choisir la police "d'En-têtes" pour le titre. Pour que votre modèle soit bien construit, il est crucial d'utiliser les polices du thème, qui sont situées sur les deux premières lignes de votre fenêtre de choix des polices.
Ajustez ensuite l'espacement entre les lignes et les paragraphes, depuis le menu "Conception" ("Espacement des paragraphes"), la taille du texte (corps et titre) ou encore le crénage de la police.
Pour ces différents éléments, nous vous recommandons de suivre les préconisations de Butterick's Practical Typography, à savoir :
a - Espacement des lignes : multiple, entre 1.03 et 1.24 (120 à 140% de la taille de la police) ;
b - L'espacement entre paragraphes : de 4 à 10 pt ;
c - Le "crénage" de la police : 8 points ;
d - La taille du corps de texte : entre 10 et 11,5 (pour avoir entre 45 et 90 mots par ligne, incluant les espaces).
La mise en page vous plaît ?
Enregistrez maintenant votre document en ".dotx" (fichier > Enregistrer sous... > Modèle Word (.dotx)).
C'est fait ?
Bravo, vous venez de créer votre modèle. Ou du moins la base de celui-ci !
3. STYLES / Créer et appliquez des styles
Les styles constituent un des éléments les plus importants de votre modèle Word ! Ils fonctionnent de pair avec les éléments du thème (couleurs, polices, effets) que vous avez définis en étape 1.
Positionnez-les sur la droite de votre écran (vous en aurez souvent besoin) et affichez les styles qui vous seront utiles (les niveaux de titre 1, 2 et 3 notamment), cachez ceux qui le seront moins (les niveaux de titre 4 à 9 par exemple).
Créez une liste à plusieurs niveaux en sélectionnant bien celle qui inclut les niveaux de titre. Vous verrez alors que vos styles se mettront automatiquement à jour avec la numérotation liée (vous pouvez ajuster le style de numérotation en vous rendant dans "Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux").
Il y a ensuite deux manières de mettre à jour un style :
1. soit en mettant à jour l'élément du document souhaité (le corps du texte par exemple, que vous passez à 10,5 pt), avant de faire un clic droit sur le style lié ("Normal", ici), puis "Mettre à jour... pour correspondre à la sélection".
2. soit en allant directement sur le style souhaité, puis clic droit > Modifier, avant de l'éditer.
Vous pouvez ajouter plus de "faux texte" pour simuler la structure d'un dossier contenant plusieurs parties (Titre 1), sous-parties (Titre 2) et sous-sous-parties (Titre 3). Nous vous recommandons toutefois de ne pas dépasser le niveau Titre 3 pour la lisibilité de votre offre.
Un des éléments importants à régler dans vos styles sera également la distance avant/après chacun de ces titres (Format > Paragraphe).
Faîtes de même en modifiant les autres styles, comme par exemple celui de la "Citation intense". Les autres styles qu'il peut être important de personnaliser incluent :
- les "bullet-lists"
- les listes numérotées ;
- les citations "simples".
Il peut aussi être utile de personnaliser le style des tableaux par défaut : pour cela rendez-vous dans l'onglet Insertion > Tableau. Une fois votre tableau ajouté, vous avez la possibilité de choisir un style de tableau, et d'en définir un par défaut (clic droit > Appliquer par défaut) (vous pouvez aussi enregistrer un tableau personnalisé en tant que "Tableau rapide").
Ajoutons enfin des en-têtes ou pieds de page à notre document. Double-cliquez dans la zone d'en-tête ou de pied de page de votre page pour permettre leur édition. Vous pourrez alors y ajouter le numéro de la page active, le nombre de pages du document ou encore votre logo, par exemple. N'oubliez pas de faire un clic droit sur le numéro de la page > Format des numéros de page et de cocher l'option "A la suite de la section précédente" pour vous assurer que la numérotation soit continue, même si votre document contient plusieurs sections.
Ce sera l'objet de notre prochaine partie !
4. SECTIONS / Ajouter une table des matières et des sections pour la couverture et la fermeture du document
La numérotation que vous avez mise en place va vous permettre de construire très simplement une table des matières. Ici aussi, vous pouvez ajuster son rendu visuel en éditant les styles de titre lié (TM1 = Table des Matières 1 (titre), TM2, TM3...).
Et si vous ajoutiez une couverture (appelée "Page de garde" dans Word) à votre document ?
Rendez-vous dans le menu "Insertion" > "Page de garde". Personnalisez la comme bon vous semble grâce à l'édition des en-têtes et pieds de page, en prenant soin d'activer l'option "Première page différente". Isolez ensuite votre couverture du reste du document en créant un "saut de section" après elle ("Mise en page" > "Saut de page" > "Saut de section" : "Page suivante").
A la fin de votre document, vous pouvez également faire le choix d'ajouter une page de fermeture. Rendez-vous en bas de votre document, puis ajoutez un saut de section comme précédemment. Prenez soin de désactiver l'option "Liés au précédent" pour les En-têtes et Pieds de page, et ce pour le mode "Première page différente" comme pour le mode classique. Dans le cas contraire, les modifications que vous effectuerez sur cette page se verront répercutées sur la section précédente.
5. DISTRIBUTION / Partagez le template à vos équipes.
Bravo, vous avez fait le plus dur !
Il vous reste maintenant à vous assurer que vos collaborateurs utilisent correctement le modèle que vous avez mis en place.
Vous pouvez pour cela mettre en place quelques "garde-fous".
L'option que nous vous recommandons est de Restreindre la modification (Révision > Protéger > Restreindre la modification) de votre modèle, en cochant la case "Limiter la mise en forme à une sélection de styles" puis en cliquant sur "Oui, activer la protection" (vous pouvez laisser les cases blanches si vous ne souhaitez pas indiquer de mot de passe).
Les utilisateurs seront ainsi obligés d'utiliser les éléments de styles pour construire leur document. Il est toutefois très important qu'ils sachent comment utiliser les styles, n'oubliez pas de vous en assurer !