7 beneficios del PDF para su documentación de ventas

El PDF, o Formato de Documento Portátil, forma parte de la vida de todo el mundo (realmente quiero decir de todo el mundo). En las empresas, el PDF es también un formato predominante, ya que permite a los usuarios ver un archivo estático sin riesgos de cambios relacionados con el tipo de sistema utilizado para abrirlo. Aunque el contenido Comercial se crea a menudo en otros formatos como PowerPoint, Adobe InDesign o Word, lo más probable es que se exporte a formato PDF antes de ser transferidos al cliente o posible cliente.

En este artículo, empezaremos por examinar rápidamente los orígenes del PDF antes de enumerar las 7 ventajas de este formato favorito de todos los tiempos.

¿Qué es el formato PDF?

El formato PDF (Portable Document Format) se utiliza para visualizar documentos en un formato electrónico independiente del hardware, el software o el sistema operativo utilizado para abrirlos. Inicialmente, el PDF fue desarrollado por Adobe Systems para transmitir un formato de archivo universalmente compatible basado en el formato PostScript. Sin embargo, se ha convertido en un formato estándar mundialmente conocido para el intercambio de documentos e información, tanto en los negocios como en la vida cotidiana.

En 2008, Adobe decidió ceder el formato PDF y el control de su desarrollo a la ISO, también conocida como Organización para la Estandarización. A partir de entonces, PDF se convirtió en un "estándar abierto". Las especificaciones relativas a la versión actual de PDF (o versión 2.0) están documentadas en la norma ISO 32000-2. La ISO también se encarga de desarrollar y actualizar futuras versiones de PDF.

7 ventajas del formato PDF

Como ya hemos mencionado, los PDF son extremadamente útiles para muchas organizaciones del mundo empresarial. Tanto si se trata de compartir informes estadísticos, facturar a los clientes, entregar contratos o realizar presentaciones de ventas, con los PDF se puede tener la certeza de que el usuario que vea el documento lo verá tal y como estaba previsto.

En cualquier caso, aquí están nuestros 7 beneficios que hacen del PDF un formato vital para sus operaciones comerciales.

1. Formato universal

Hoy en día, el PDF ha sido ampliamente adoptado en todo el mundo. De hecho, este formato cumple su cometido a la perfección: es fácil de ver y compartir con cualquiera. Por lo tanto, tanto si lo utiliza en un contexto personal como profesional, para ser abierto en su país o en todo el mundo, el PDF es una elección de formato segura.

2. Integridad gráfica

Uno de los mayores retos a la hora de compartir documentos creados en Microsoft Word o PowerPoint es que, cuando se comparte un archivo de un ordenador a otro, el formato puede resultar completamente diferente del que se había establecido inicialmente. Esto no sólo puede confundir, sino que también puede parecer poco profesional a sus colegas o clientes. Con el PDF, puede asegurarse de que todos los elementos gráficos y de diseño se conservan y de que su documento se verá exactamente como lo creaste. Además, también es ideal si el documento está destinado a ser impreso.

3. Adaptable a cualquier sistema

El formato PDF funciona en todos los principales sistemas operativos que existen actualmente. Por lo tanto, no hay que preocuparse de que el receptor del documento esté en Mac, PC o Linux. Además, el PDF también es compatible con los sistemas operativos móviles más recientes, como Android o iOS. En otras palabras, el espectador puede utilizar cualquier tipo de dispositivo y seguir abriendo su documento.

4. Seguridad

Otra gran ventaja de los archivos PDF es que pueden protegerse con contraseña. Si el PDF se utiliza en un contexto empresarial, es probable que algunos documentos contengan información sensible, como información de clientes o conocimientos de Investigación y Desarrollo, por ejemplo. En este contexto, los archivos PDF pueden protegerse con contraseña, asegurando así que nadie que no deba ver el documento lo haga, aunque tenga el archivo en su poder.

5. Integración perfecta de elementos no textuales

El formato PDF permite mantener intactos todos los elementos no textuales, independientemente del formato original del documento. Esto incluye, por ejemplo, las imágenes, los diseños de maquetación y los hipervínculos. Un documento PDF tendrá el mismo aspecto y contendrá la misma información independientemente del sistema que se utilice para abrirlo. Es una forma segura y sencilla de conservar los elementos gráficos complejos.

6.Tamaño de archivo reducido

Una de las mayores ventajas del formato PDF es lo pequeño que suele ser el tamaño del archivo en comparación con otros formatos. De hecho, puede comprimir archivos de alta calidad en archivos relativamente pequeños. Por un lado, esto es ideal no sólo para ahorrar espacio en el disco duro si se trabaja con recursos limitados. Por otro lado, es genial para transferir archivos por correo electrónico sin exceder el tamaño autorizado.

7. Durabilidad

Una última ventaja del PDF es que no es probable que el formato desaparezca pronto. Las tecnologías evolucionan y cambian con rapidez, pero el PDF tiene vocación de permanencia. El formato está tan extendido por todo el mundo que haría falta un cambio importante en la informática tal y como la conocemos para que todo el mundo adoptara un nuevo estándar.

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